Публикации по тема: управление на времето

списък със задачи – основни характеристики

Списъкът със задачи е описание на нещата, които искаме или имаме да свършим. Обичайно, той позволява сортиране по даден критерий. Такъв критерий може да е дата / краен срок. Може да е важност / приоритет. Може да е контекст на задачата, време необходимо за извършването ѝ и т.н. Сортирането може да е и съчетание на няколко от критериите.

Най-често елементите на един списък със задачи включват:
# описание на задачата / description;
# дата / краен срок за извършване на задачата;
# статус – изпълнена / за изпълнение.

Други възможни характеристики на една задача, са:
# приоритет – 1/2/3/х или A/B/C/X;
# ключова дума / таг / икона;
# категория.

За мен някои от основните идеи, подпомагащи ползването на списъка със задачи, са:

# разграничаване на задача от проект Ключов момент при управлението на списъка със задачи за мен е разбирането за разликата между ‘задача’ и ‘проект’. ‘Задачата’ е нещо, което се извършва /и завършва/ еднократно. Тя не е свързана с други задачи / събития / дейности. Веднъж завършили една задача, можете да я зачеркнете. И практически можете да забравите за нея. Проектът е съвкупност от взаимосвързани отделни действия, които водят към определен краен резултат. Тоест, той може да се разглежда като взаимосвързани задачи. ‘Купи мляко’ е задача. ‘Купи къща’ не е – това е проект. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши книга’ не е – това също е проект.

# разграничаване на задачи от цели Целите са онези малко на брой, но важни задачи, които ще допринесат в голяма степен за постигане на нашите средно- и дългосрочни намерения. Те са ‘големите камъни’. Отново – ‘купи мляко’ е задача. ‘Направи оглед на мястото в ХХ, като парцел за строеж на къща’ е и задача, и цел /и част от проект/. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши въведението за шеста глава на книгата’ също е и задача, и цел. Мнозина биха казали, че това е въпрос на определяне на приоритет. Доколкото аз ползвам скала за приоритет 1-2-3-4, където с ‘1’ са ‘важно & спешно’, с ‘2’ са ‘спешно, но не важно’, с ‘3’ са ‘важно, но не спешно’ и с ‘4’ са ‘не-важно и не-спешно’, очаквано би било целите да са задачите с приоритет 1, или 1 и 3. Но за мен приоритетността не отразява значимостта във времето / хоризонта. Ако една задача като ‘направа на профилактични годишни изследвания за ###’ за мен е с приоритет 3, тя не е цел. Цел би била ‘направа на операция / прецизиране на терапия /.

# сортиране & филтриране За ефективно ползване на списъка със задачи, за мен е от съществено значение да има възможности за неговото сортиране и филтриране. Практическото ползване на списък с над 10 / изберете своя праг неща е неоправдано затруднено, ако липсват тези две възможности. Сортирането и филтрирането може да бъде по различни критерии.  Сред използваните от мен /по честота/ са:

# по дата – краен срок за завършване / време до крайния срок / начало /;
# по приоритет – като тук от съществена ползва за мен е възможността за комбиниране на критериите – например по ‘важност’ – 1 & 3;
# по категория Категориите зависят от сферите на действие или нуждите на ползващия ги. За мен тук категорията е контекст /по David Allen/ – напр. ‘компютър’ / ‘дом’ / ‘семейство’ и т.н.;
# по статус – завършени или не;
# по ключови думи;
# по свързана информация – напр. контакти.

Едно добро средство за управление на списъка със задачи позволява филтрирането на задачите по няколко от изброените критерии. Например ‘важни неща (тоест с приоритет 1 & 3), които изискват ползването на компютър и е планирано да са изпълнени в следващите 30 дни, които не изискват съдействие на други хора и още не са завършени’. Вероятно примера звучи в известна степен драстично, но ако боравите със списък с няколкостотин задачи, това е начин да отсеете ключовите неща в дадена област.

Това са основните характеристики на списъка със задачи за мен. Ако имате допълнения или искате да споделите своето разбиране за ‘списък със задачи’ – очаквам вашите коментари

какво ползвам – Treo 680

Treo 680 /Т680/ е основното ми мобилно устройство, най-използваната джаджа и въплъщението /в последните години/ за Personal Digital Assistant за мен.

Основните му функции:

# календарна информация  На Т680 се  използва най-често, актуализира и синхронизира личният ми и най-’пълен’ календар. Удобството на физическата клавиатура и създадените с годините индивидуални настройки за интегриран календар  го правят практически незаменим в тази му функция. Съчетанието с PimliCal като desktop приложение за управление на календара е една от водещите причини и до момента да не премина към Android като ‘единствена’ платформа.

# контактна информация Като PDA, Treo 680 съдържа и най-пълният ми и актуализиран списък с контакти и релевантната им информация. От актуални и ‘някога използвани’ телефонни номера и e-mail адреси, през титли и прякори, до осъществени срещи и имена на домашни любимци и предпочитани неща за пиене.

# информация за проекти & списъци със задачи На PDA-a са отразени, актуализират се и се маркират “на крак”, и при необходимост се допълва информацията за проектите и списъците ми със задачи. Под ‘актуализирам’ в случая визирам характеристики като  промяна на датите, приоритета или създаването на връзки към програмата за управление на календара. Като ‘маркирам’ – отбелязването на задача / етап на проект като изпълнени. Като допълвам – създаването  на нови задачи / проекти и / или бележки към тях.

# телефон Бивайки един от ранните смартфони – Т680 поема и голяма част от телефонните ми разговори. От една страна, бивайки най-често с мен от използваните смартфони / телефони, с него е най-вероятно да приема дадено обаждане. От друга – съдържайки най-пълната контактна информация, ако следва да набера някой (извън най-близките и често чувани хора, или последните няколко, с които съм разговарял) Трео-то е  средството за осъществяване на обаждане.

# дневник В Т680 са описани подробно седмичните и средно-срочните /за тримесечието и за годината/ ми цели и всекидневни бележки тип ‘дневник’. Информацията се синхронизира с и актуализира на лаптопа.

# финансова информация На Treo-то се описват всички понастоящем използвани кешови и  банкови /вкл. картови/ сметки. Това най-често включва добавяне на записи и генериране на статистики.

# пароли & някои поверителни файлове и записи Т680 е и основното ми средство за ползване на  пароли и защитени записи. Ограничената /до липсваща/ онлайн свързаност и физическото му ’винаги с мен’ състояние допринасят за този избор.

# гласови и ръкописни бележки Трео-то е и най-често използваното от мен средство за създаване на гласови и ръкописни бележки. Наличието на stylus, в съчетание с резистивен екран  правят създаването на ‘драсканици’ много по-практично спрямо мнозинството актуални смартфони /с редки изключения като Samsung Note-сериите/. А възможността за one-button voice recording улеснява гласовите записи, включително и на телефонни разговори.

# списък с покупки Treo-то се използва регулярно като помощник при пазаруване. Създаваните с години списъци с регулярни покупки – най-вече хранителни продукти и домакински консумативи – включват и детайлна информация за магазини, в които са налични, и цени.

# референтна информация Чрез няколко програми тип ‘бележки’ / ‘memos’ / ‘база данни’ PDA се използва и като средство за референтна и помощна информация. Освен вграденото приложение ‘memos’, за целта съм адаптирал няколко програми, които традиционно се отнасят към ‘списъци със задачи’. Някои примери за такъв тип данни са  настройки на рутери, данни на фирми, любими заведения или информация за поддръжка на МПС-та или битова техника.

# аларми Сред стандартно прилаганите функции на смартфона е и алармената. От обичайни, тип ‘събуди се’, до специфични, като ‘време да дадеш лекарството А на детето Х’ или ‘изтича времето на платения паркинг’.

# SMS-и Във функцията си на телефон, Т680 управлява и поддържа архив от над 10 години SMS-кореспонденция. Това е и причината в него винаги да е основната ми SIM-карта.

# програми за четене – няколко броя ;) Макар и с намаляла честота, PDA се използва регулярно и за четене. Една любима програма, с която съм изчел стотици книги последните 3 петилетки, и една поддържаща по-’съвременни’ формати. Също и две приложения за четене на структурирано уеб-съдържание офлайн. Голяма част от файловете, създадени за четене на Palm-a практически са незаменими, доколкото оригиналното съдържание – най-често някоя уеб-страница – отдавна не съществува.

Рядко използвани (в наши дни) / just in case функции:
# разглеждане на снимки По изключение в наши дни. На Трео-то съхранявам някои любими, ‘семейни’ снимки, и няколко изображения на QR-кодове с контактните ми данни.

# калкулатор / конвертор на единици Макар и рядко нужен по настоящем, калкулатора / конвертора на единици продължава да се ползва на Palm-a.

# e-mail  Липсата на wi-fi и на 3G свързаност постепенно отнеха ролята на Т680 за ‘on-the-go’ устройство за проверка на e-mail.  Понастоящем на него са конфигурирани само един ‘основен’ и един device-specific account-и.

# браузър – в наши дни се ползва по изключение.

# игри Въпреки че от десетилетия съм ‘изоставил’ gaming-a, все пак на Treo-то имам няколко логически игри – които едва ли ползвам и два пъти годишно.

Като цяло, Treo 680, със своите отбележителни възможности за индивидуализиране и настройване към желанията ми, с наличието на отлична хардуерна клавиатура и възможност за въвеждане със stylus, с доказаната в годините надеждност и затвърдените навици за ползване и генериране на информация, и с възможностите за синхронизиране, без ползването на ‘облачни’ услуги, продължава да бъде предпочитания ми ‘спътник’ и средство за PIM.

календар – основни характеристики

Календарът е основния ориентир за разпределението на времето през деня. Обичайно, той отразява ангажиментите ни, фиксирани във времето, както и събития, които се отнасят към съответния ден. Под ангажимент тук разбирам събития, с които съм ……. пряко ангажиран. Например ‘рождения ден на Х’ е събитие. Както и ‘Великден’. Или ‘Светле в среща’. Ангажимент е ‘тържество за ЧРД на Х’. Както и ‘празничен обяд за Великден с А / Б / В’. Или ‘игра с децата – Светле в среща’.

По подразбиране календарът показва началото и продължителността във времето на ангажиментите ни. Повечето средства за организиране на календара дават възможност за представяне на информацията в него в различни времеви интервали – от най-често ползваното ден-по-ден, през обичайно налични опции за ‘седмица’ и ‘месец’, до по-специфични опции като ‘днес +/- избран брой дни’ или ‘списък на събития спрямо днешна дата’. Например за мен основния изглед на календара на мобилните устройства е ‘ден-по-ден’, но на голямо-екранните  като лаптоп или PC е ‘днес, вчера и следващите 3 дни’. Когато имаме повече събития в него е добра идея да имаме възможността да ги разделяме по категории.

Аз вярвам в интегрирания календар, който освен гореописаните характеристики дава и следните допълнителни възможности:

# advanced events / предварително уведомяване Това са събития /или задачи/, които са видими в календара за избран интервал (например дни / седмици / месеци) преди настъпване на събитието. Тоест те се визуализират в календара преди настъпване на деня, в който следва да бъдат завършени. По този начин се подпомага предприемането на действия преди достигането на определен краен срок. Типичен пример е ‘срок на валидност на застраховката на МПС Х’

# floating events / ‘плаващи’ събития Те съчетават определени характеристики на ‘стандартни’ календарно събитие и задача. Подобно на календарните събития, ‘плаващите’ събития могат да имат начален час и продължителност, както и аларма, и могат да бъдат планирани за бъдеща дата. Подобно на задачите имат статус ‘завършени или не’ и, ако не бъдат маркирани като ‘завършени’, автоматично преминават към следващ ден. За разлика от задачите, обаче, те нямат крайна дата, и съответно не се визуализират като ‘неща, чиито срок да бъдат завършени е отминал’. Типичен пример ‘backup на компютъра Х за тримесечието’. Това може да се случи както днес, така и в някои от следващите дни – в зависимост от другите ангажименти и възможността за достъп до съответния компютър.

# integrated / интегриране Едно оптимално средство за управление на календара за мен следва да позволява интегриране на допълнителна информация в него при желание. От най-типичния пример – съчетаване на календарни събития и задачи, през представянето на контактна информация, до възможности за връзка с карти / програми за управление на проекти или референтна информация и т.н. (Разбира се, това е с презумпцията, че изначално имаме отлично календарно приложение, а не просто ‘добавяне на още спецификации’ ;) )

Така, за мен календара е система, която представя следните видове информация:
# ангажименти, фиксирани в определено време в конкретен ден;
# ангажименти, фиксирани в определено време, но не-фиксирани в конкретен ден;
# ангажименти, не-фиксирани в определено време или конкретен ден;
# събития, отнасящи се до конкретния ден;
# интегрирана подпомагаща информация – задачи, контактни данни и др.

PDA – определящи качества

PDA_useВ предишния пост представих определение за PDA и разгледах основните му характеристики. Сега ще обсъдя и определящите му качества като Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник.

# personal / личен Определящ аспект на PDA e ‘персоналния’ му статус. Устройството е ‘наше’, следва да да го възприемаме като ‘свое’ – и това да ни харесва. Доколкото основната функция на PDA е да осигурява достъп до личната ни информация – било локално, било отдалечено – то е очаквано да желаем да му я предоставим. За целта следва да “ни е под ръка” и always on /’готово за работа’/. Това изисква да е достатъчно компактно и преносимо /според приемливите за нас критерии/ и да изисква минимално време за ‘събуждане’. Ето защо, обичайно лаптопите обичайно не могат да изпълняват ролята на PDA. Също така, устройството следва да осигурява ниво на поверителност на информацията и да приемаме, че можем да ограничим физическия и отдалечения достъп до него. По този начин PDA става ‘личен’ и “част от нас”.

# digital / дигитален Втори аспект на PDA е, че съхранява и осигурява информация в дигитална форма. Това е еволюцията на традиционния хартиен бележник или органайзер, който може да бъде също толкова ‘personal’ и ‘assistant’. PDA, обаче, работи с електронна информация. Това осигурява няколко значими преимущества спрямо хартиените носители. На първо място е обемът информация, който може да се съхранява и ползва от вещ с аналогични физически размери. При това може да се комбинира информация от различни източници – освен текст и снимки, също и аудио и видео съдържание. Бивайки цифрова, информацията е лесно да се мултиплицира – например с цел архивиране, или синхронизиране. Това от своя страна, позволява по-голямата достъпност и повишаване сигурността на информацията.

# assistant / помощник Третата определяща характеристика на PDA е функцията му на ‘асистент’. По подразбиране устройството ни служи /а не ние на него ;)/ и ни подпомага. Въпреки изкушението да го донастройваме още и още, или да тестваме нови и нови приложения – ако това е най-честата му употреба – то е още ‘играчка’, не и PDA. При реално ползване като PDA, устройството може да извършва редица дейности вместо нас. Типични примери са: да калкулира финанси; да визуализира календара и показва ангажименти / свободни времеви интервали; да намира информация и да предоставя лесно достъп до информация по ключови думи; да разпределя входящата информация – напр. от e-mail; или да ни напомня и сигнализира за определени събития. Тоест, поема рутинни, повтаряеми, неизискващи обмисляне задачи. От PDA не се допуска да взема решения, да прави избори или да оценява възможности – а да ни подпомага да го правим. Или – ако перефразирам Christian Lange – “It is a useful servant, but a dangerous master.”

Оригинално публикувано на S&S blog

PDA – определение и характеристики

PDA_in_handPDA е абревиатура за Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник. Традиционно, под това се разбира портабилен цифров органайзер с възможност за инсталиране на допълнителни приложения, но без телефонна част и вградена възможност за пренос на данни през мрежата на мобилен оператор, което ги отграничаваше от смартфоните. За първи PDA може да се разглежда Psion Organiser. Класически примери за такъв тип устройства са Psion 3xx / 5xx сериите; Apple Newton моделите;  Palm III / V / m / Tungsten / Zire и SONY Clie моделите; Windows Mobile устройства на Compaq / HP, Casio, Fujitsu, Dell и др.;  Sharp Zaurus сериите; etc. Терминът е използван за първи път от John Sculley  – тогавашен CEO на Apple – през 1992 г.

Определящи характеристики на PDA са тяхната портабилност и възможностите им за PIM /напр. календар, списък с бележки, адресна книга/. За разлика от електронните органайзери, PDA се отличават с наличието на операционна система, която да позволява разширяването на функционалността им чрез инсталиране на допълнителни приложения,  a често и с възможности за осъществяване на свързаност & синхронизиране на информацията. Почти всички PDA са с екран, чувствителен на натиск, и мнозинството от тях поддържат въвеждане със stylus.

С нарастването на достъпността и популярността на смартфоните, определението PDA започна да губи своята маркетингова стойност и понастоящем е изключение да се намери реклама за подобен тип устройство :/ При положение, че мнозинството функции на ‘класическия’ PDA понастоящем са интегрирани като възможности на смартфона, за мен PDA е по-всеобхватния и коректен термин, в чиито граници могат да се разглеждат и устройства като смартфони, таблети, UMPC, в определени случаи и лаптопи и разновидности.

В следващия пост ще разгледам трите основни качества на PDA – персоналeн & дигитален & асистент.

Оригинално публикувано на S&S blog

принципа GIGO & PIM

GIGOПринципът GIGO – Garbage In, Garbage Out – показва зависимостта между началните условия и крайните резултати. От гледна точка на PIM – той определя как, за да очакваме една система да бъде адекватна и оптимална за нашите цели – следва да въвеждаме адекватни данни.

Изначално, принципът е от програмирането, където обичайно се взимат мерки за съобразяването му. Като негов автор може да се разглежда Charles Babbage – създателят на първото програмируемо изчислително устройство – още през 1864 г. Популярността си GIGO принципът добива от дейността на George Fuechsel, инструктор от IBM, през 60-те години на миналия век. Впоследствие започва да се прилага във всевъзможни сфери и добива практически универсално приложение.

Буквално преведен, GIGO означава ‘боклук навътре, боклук навън’. Идеята е, че ако въведем некоректни данни /’боклук’/ – ще получим некоректни резултати – независимо колко ‘добра’ / ‘умна’ и ‘коректна’ е системата. Например, ако в полето за телефон на адресната ни книга въведем ЕГН, или 2014-11-23 – смартфона може да се очаква да набере номер 20141123. Или, ако в програмата за лични финанси въвеждаме само кешовите транзакции, но не и картовите /например/ – едва ли можем да очакваме да направим някакъв реален анализ ‘по пера’. Други примери за GIGO принципа в областта на PIM са:

# ‘Помнене’ вместо записване на събития / ангажименти в календара. В резултат може да се получи ангажиране на един и същ времеви интервал с повече от една активност. Или множество маловажни / кратки ангажименти да блокират времето за MIT.

# Множество средства за записки. Казус, с който лично се съобразявах отново наскоро, е използването на множество средства за водене на бележки. Изкушението да се пробва поредна програма или услуга за записки води до ‘разпръскване’ на информацията на множество места  – и “забравяне” на някои от тях, или прочистването им. Сега отново ги сведох до две – OneNote за PC-то, и DiddleBug за PDA-a.

# Не-водене / не-запазване на медицински изследвания и документация – и необходимост от повторната им направа или ограничаване на възможността за проследяването им във времето.

В заключение, GIGO принципа ни служи за напомняне, че една система за PIM е толкова ‘добра’ и ‘работеща за нас’, колкото ‘добри’ и адекватни данни и предоставим. И ако данните са ‘добри’ – може би ще го разглеждаме като ‘Good In, Good Out’ ;)

Оригинално публикувано на S&S blog

MIT – важните задачи за деня

MITsMIT /most important tasks или в буквален превод ‘най-важните задачи’/ са избраните от вас, основни задачи за деня, които биха ви донесли най-голямо удовлетворение след завършването им, и които определят разпределението на времето. Или – това са важните за вас неща, които искате да се реализират в дадения ден. За мен техният брой е сведен до максимум три. В зависимост от вашето усещане и това, което “работи” за вас, те може да са повече, или по-малко  – например една. Идеята е базирана на концепцията за ‘големите камъни‘ и е чудесно описана от Leo Babauta.

Някои от отличителните характеристики на MIT са:
# свързани с дълго- или средно-срочна цел Определяща характеристика на MIT, е че мнозинството от тях са свързани с дълго- или средно-срочните ни цели. Като “златно правило” това се отнася поне за една от тях, обичайно – за две. Това ги отграничава от краткосрочните / ‘злободневни’ задачи, които обичайно доминират като брой, но са с по-ниска значимост.

# разпределят се първи при планиране на времето Като ‘big rocks’ времето за тези задачи следва да бъде планирано приоритетно. Ето защо, ако планирате деня си – MIT се разпределят преди останалите ангажименти. По този начин намалявате възможността ‘малките камъни’ и ‘пясъка’ да заемат прекалено много от времето ви.

# една от тях заема основна част от личното активно време Като ангажименти, свързани със значими за нас цели, за някоя от MIT се посвещава онази част от личното ни време, когато се чувстваме най-ползотворни и в ‘свои води’. За много хора, включително и за мен, това обикновено е сутрин, преди началото на работното ежедневие, макар че преди години беше късно вечер.

# MIT е и социален ангажимент В някои от дните MIT може да бъде времето посветено на ‘значимите други’ – роднини или приятели / близки, като изключение – бизнес-срещи /ако са свързани с не-краткосрочните ни цели/. Тук отново определящо е дали считаме, че дадената среща ще ни донесе удовлетворение за значим период напред във времето – тоест, да не остане само бирата ;)

Повече идеи за MIT можете да откриете на LifeHacker или ZenHabits.

Оригинално публикувано на S&S blog