Публикации по тема: лична ефективност

списък със задачи – основни характеристики

Списъкът със задачи е описание на нещата, които искаме или имаме да свършим. Обичайно, той позволява сортиране по даден критерий. Такъв критерий може да е дата / краен срок. Може да е важност / приоритет. Може да е контекст на задачата, време необходимо за извършването ѝ и т.н. Сортирането може да е и съчетание на няколко от критериите.

Най-често елементите на един списък със задачи включват:
# описание на задачата / description;
# дата / краен срок за извършване на задачата;
# статус – изпълнена / за изпълнение.

Други възможни характеристики на една задача, са:
# приоритет – 1/2/3/х или A/B/C/X;
# ключова дума / таг / икона;
# категория.

За мен някои от основните идеи, подпомагащи ползването на списъка със задачи, са:

# разграничаване на задача от проект Ключов момент при управлението на списъка със задачи за мен е разбирането за разликата между ‘задача’ и ‘проект’. ‘Задачата’ е нещо, което се извършва /и завършва/ еднократно. Тя не е свързана с други задачи / събития / дейности. Веднъж завършили една задача, можете да я зачеркнете. И практически можете да забравите за нея. Проектът е съвкупност от взаимосвързани отделни действия, които водят към определен краен резултат. Тоест, той може да се разглежда като взаимосвързани задачи. ‘Купи мляко’ е задача. ‘Купи къща’ не е – това е проект. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши книга’ не е – това също е проект.

# разграничаване на задачи от цели Целите са онези малко на брой, но важни задачи, които ще допринесат в голяма степен за постигане на нашите средно- и дългосрочни намерения. Те са ‘големите камъни’. Отново – ‘купи мляко’ е задача. ‘Направи оглед на мястото в ХХ, като парцел за строеж на къща’ е и задача, и цел /и част от проект/. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши въведението за шеста глава на книгата’ също е и задача, и цел. Мнозина биха казали, че това е въпрос на определяне на приоритет. Доколкото аз ползвам скала за приоритет 1-2-3-4, където с ‘1’ са ‘важно & спешно’, с ‘2’ са ‘спешно, но не важно’, с ‘3’ са ‘важно, но не спешно’ и с ‘4’ са ‘не-важно и не-спешно’, очаквано би било целите да са задачите с приоритет 1, или 1 и 3. Но за мен приоритетността не отразява значимостта във времето / хоризонта. Ако една задача като ‘направа на профилактични годишни изследвания за ###’ за мен е с приоритет 3, тя не е цел. Цел би била ‘направа на операция / прецизиране на терапия /.

# сортиране & филтриране За ефективно ползване на списъка със задачи, за мен е от съществено значение да има възможности за неговото сортиране и филтриране. Практическото ползване на списък с над 10 / изберете своя праг неща е неоправдано затруднено, ако липсват тези две възможности. Сортирането и филтрирането може да бъде по различни критерии.  Сред използваните от мен /по честота/ са:

# по дата – краен срок за завършване / време до крайния срок / начало /;
# по приоритет – като тук от съществена ползва за мен е възможността за комбиниране на критериите – например по ‘важност’ – 1 & 3;
# по категория Категориите зависят от сферите на действие или нуждите на ползващия ги. За мен тук категорията е контекст /по David Allen/ – напр. ‘компютър’ / ‘дом’ / ‘семейство’ и т.н.;
# по статус – завършени или не;
# по ключови думи;
# по свързана информация – напр. контакти.

Едно добро средство за управление на списъка със задачи позволява филтрирането на задачите по няколко от изброените критерии. Например ‘важни неща (тоест с приоритет 1 & 3), които изискват ползването на компютър и е планирано да са изпълнени в следващите 30 дни, които не изискват съдействие на други хора и още не са завършени’. Вероятно примера звучи в известна степен драстично, но ако боравите със списък с няколкостотин задачи, това е начин да отсеете ключовите неща в дадена област.

Това са основните характеристики на списъка със задачи за мен. Ако имате допълнения или искате да споделите своето разбиране за ‘списък със задачи’ – очаквам вашите коментари

календар – основни характеристики

Календарът е основния ориентир за разпределението на времето през деня. Обичайно, той отразява ангажиментите ни, фиксирани във времето, както и събития, които се отнасят към съответния ден. Под ангажимент тук разбирам събития, с които съм ……. пряко ангажиран. Например ‘рождения ден на Х’ е събитие. Както и ‘Великден’. Или ‘Светле в среща’. Ангажимент е ‘тържество за ЧРД на Х’. Както и ‘празничен обяд за Великден с А / Б / В’. Или ‘игра с децата – Светле в среща’.

По подразбиране календарът показва началото и продължителността във времето на ангажиментите ни. Повечето средства за организиране на календара дават възможност за представяне на информацията в него в различни времеви интервали – от най-често ползваното ден-по-ден, през обичайно налични опции за ‘седмица’ и ‘месец’, до по-специфични опции като ‘днес +/- избран брой дни’ или ‘списък на събития спрямо днешна дата’. Например за мен основния изглед на календара на мобилните устройства е ‘ден-по-ден’, но на голямо-екранните  като лаптоп или PC е ‘днес, вчера и следващите 3 дни’. Когато имаме повече събития в него е добра идея да имаме възможността да ги разделяме по категории.

Аз вярвам в интегрирания календар, който освен гореописаните характеристики дава и следните допълнителни възможности:

# advanced events / предварително уведомяване Това са събития /или задачи/, които са видими в календара за избран интервал (например дни / седмици / месеци) преди настъпване на събитието. Тоест те се визуализират в календара преди настъпване на деня, в който следва да бъдат завършени. По този начин се подпомага предприемането на действия преди достигането на определен краен срок. Типичен пример е ‘срок на валидност на застраховката на МПС Х’

# floating events / ‘плаващи’ събития Те съчетават определени характеристики на ‘стандартни’ календарно събитие и задача. Подобно на календарните събития, ‘плаващите’ събития могат да имат начален час и продължителност, както и аларма, и могат да бъдат планирани за бъдеща дата. Подобно на задачите имат статус ‘завършени или не’ и, ако не бъдат маркирани като ‘завършени’, автоматично преминават към следващ ден. За разлика от задачите, обаче, те нямат крайна дата, и съответно не се визуализират като ‘неща, чиито срок да бъдат завършени е отминал’. Типичен пример ‘backup на компютъра Х за тримесечието’. Това може да се случи както днес, така и в някои от следващите дни – в зависимост от другите ангажименти и възможността за достъп до съответния компютър.

# integrated / интегриране Едно оптимално средство за управление на календара за мен следва да позволява интегриране на допълнителна информация в него при желание. От най-типичния пример – съчетаване на календарни събития и задачи, през представянето на контактна информация, до възможности за връзка с карти / програми за управление на проекти или референтна информация и т.н. (Разбира се, това е с презумпцията, че изначално имаме отлично календарно приложение, а не просто ‘добавяне на още спецификации’ ;) )

Така, за мен календара е система, която представя следните видове информация:
# ангажименти, фиксирани в определено време в конкретен ден;
# ангажименти, фиксирани в определено време, но не-фиксирани в конкретен ден;
# ангажименти, не-фиксирани в определено време или конкретен ден;
# събития, отнасящи се до конкретния ден;
# интегрирана подпомагаща информация – задачи, контактни данни и др.

Лична ефективност – определение

personal_efficiencyЛичната ефективност е индивидуална характеристика, която отчита степента на правене на нещата, които искаме / сме планирали да правим, при дадените условия и с оптимална употреба на ресурси, и постигането на исканите / планираните резултати. Това е работно определение и вероятно подлежи на прецизиране и подобрение. Но – доколкото въпреки честата употреба на термина – негова дефиниция практически липсва, може да се разглежда като основа за по-нататъшно обсъждане.

Личната ефективност е взаимосвързана с успеха /постигането на желаните резултати/ и ефикасността /оптималната употреба на ресурси/, с която често се припокрива. Отличителното при нея е правенето на ‘правилните’ неща. Личната ефективност е свързана с отговорите на въпросите ‘какво правим’ и – на едно по-високо ниво – ‘защо го правим’. За да сме ефективни в определена степен, следва да сме и успешни, и ефикасни на някакво /макар вероятно не-аналогично/ ниво. В идеалния вариант, ако сме на 100% ефикасни и ефективни – можем да бъдем и на 100% успешни. В мнозинството случаи, обаче високото ниво на ефективност / ефикасност, не осигурява същото високо ниво на ефикасност / ефективност – съответно и на успех.

Личната ефективност обичайно е резултат на добро управление на времето /time management/  в съчетание с доброто себепознание и себе-управление /self-management/.  От гледна точка на персоналното технологично усъвършенстване, технологиите могат да повлияят директно нашата ефикасност /напр. управление на времето/ – и чрез нея и ефективността ни. За себепознанието водещи са принципите на себеусъвършенстването – където технологиите рядко имат определяща роля. Или – казано по друг начин – една джаджа едва ли може да ни каже дали правим ‘правилните’ неща. Но може да ни подпомогне да ги правим.

PDA – определение и характеристики

PDA_in_handPDA е абревиатура за Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник. Традиционно, под това се разбира портабилен цифров органайзер с възможност за инсталиране на допълнителни приложения, но без телефонна част и вградена възможност за пренос на данни през мрежата на мобилен оператор, което ги отграничаваше от смартфоните. За първи PDA може да се разглежда Psion Organiser. Класически примери за такъв тип устройства са Psion 3xx / 5xx сериите; Apple Newton моделите;  Palm III / V / m / Tungsten / Zire и SONY Clie моделите; Windows Mobile устройства на Compaq / HP, Casio, Fujitsu, Dell и др.;  Sharp Zaurus сериите; etc. Терминът е използван за първи път от John Sculley  – тогавашен CEO на Apple – през 1992 г.

Определящи характеристики на PDA са тяхната портабилност и възможностите им за PIM /напр. календар, списък с бележки, адресна книга/. За разлика от електронните органайзери, PDA се отличават с наличието на операционна система, която да позволява разширяването на функционалността им чрез инсталиране на допълнителни приложения,  a често и с възможности за осъществяване на свързаност & синхронизиране на информацията. Почти всички PDA са с екран, чувствителен на натиск, и мнозинството от тях поддържат въвеждане със stylus.

С нарастването на достъпността и популярността на смартфоните, определението PDA започна да губи своята маркетингова стойност и понастоящем е изключение да се намери реклама за подобен тип устройство :/ При положение, че мнозинството функции на ‘класическия’ PDA понастоящем са интегрирани като възможности на смартфона, за мен PDA е по-всеобхватния и коректен термин, в чиито граници могат да се разглеждат и устройства като смартфони, таблети, UMPC, в определени случаи и лаптопи и разновидности.

В следващия пост ще разгледам трите основни качества на PDA – персоналeн & дигитален & асистент.

Оригинално публикувано на S&S blog

принципа GIGO & PIM

GIGOПринципът GIGO – Garbage In, Garbage Out – показва зависимостта между началните условия и крайните резултати. От гледна точка на PIM – той определя как, за да очакваме една система да бъде адекватна и оптимална за нашите цели – следва да въвеждаме адекватни данни.

Изначално, принципът е от програмирането, където обичайно се взимат мерки за съобразяването му. Като негов автор може да се разглежда Charles Babbage – създателят на първото програмируемо изчислително устройство – още през 1864 г. Популярността си GIGO принципът добива от дейността на George Fuechsel, инструктор от IBM, през 60-те години на миналия век. Впоследствие започва да се прилага във всевъзможни сфери и добива практически универсално приложение.

Буквално преведен, GIGO означава ‘боклук навътре, боклук навън’. Идеята е, че ако въведем некоректни данни /’боклук’/ – ще получим некоректни резултати – независимо колко ‘добра’ / ‘умна’ и ‘коректна’ е системата. Например, ако в полето за телефон на адресната ни книга въведем ЕГН, или 2014-11-23 – смартфона може да се очаква да набере номер 20141123. Или, ако в програмата за лични финанси въвеждаме само кешовите транзакции, но не и картовите /например/ – едва ли можем да очакваме да направим някакъв реален анализ ‘по пера’. Други примери за GIGO принципа в областта на PIM са:

# ‘Помнене’ вместо записване на събития / ангажименти в календара. В резултат може да се получи ангажиране на един и същ времеви интервал с повече от една активност. Или множество маловажни / кратки ангажименти да блокират времето за MIT.

# Множество средства за записки. Казус, с който лично се съобразявах отново наскоро, е използването на множество средства за водене на бележки. Изкушението да се пробва поредна програма или услуга за записки води до ‘разпръскване’ на информацията на множество места  – и “забравяне” на някои от тях, или прочистването им. Сега отново ги сведох до две – OneNote за PC-то, и DiddleBug за PDA-a.

# Не-водене / не-запазване на медицински изследвания и документация – и необходимост от повторната им направа или ограничаване на възможността за проследяването им във времето.

В заключение, GIGO принципа ни служи за напомняне, че една система за PIM е толкова ‘добра’ и ‘работеща за нас’, колкото ‘добри’ и адекватни данни и предоставим. И ако данните са ‘добри’ – може би ще го разглеждаме като ‘Good In, Good Out’ ;)

Оригинално публикувано на S&S blog

данни – информация – знание

Когато говорим за PIM, от определящо значение е разбирането ни за ‘информация’. В този пост ще представя използваните от мен определения за данни, информация и знание и ще разгледам взаимовръзката между тях.

data-information-knowledgeданните
сa символи /например думи, цифри или изображения/, обикновено структурирани, и понякога превърнати в съдържание или факти. Данните са също така потенциални източници на информация, които не ни касаят пряко и които нямат значение или стойност за нас. От тази гледна точка, например мнозинството новини са данни. Съдържанието на дадена книга, преди да бъде прочетена, също е данни. Новият брой на конгоанското издание на ‘практични съвети’ също няма значение за нас – и независимо, че там може да са представени актуални / достоверни / стойностни факти – дори и да знаем, че съществува – за нас това биха били данни. От тази гледна точка, когато се говори за експоненциалното нарастване на данните / информацията / знанието  /според гледната точка или степента на познаване на обсъжданата сфера/ в последните години или десетилетия – това най-често се отнася за данните.

информацията е данни, които имат значение за нас, или които избираме да бъдат от значение за нас. В един по-общ смисъл информацията е съобщение, което се предава. Тогава, ако ние приемаме това съобщение /или данни/, то се превръща в информация за нас.  От тази гледна точка, информация са новините, които следим. Или прочетените книга / списание. За разлика от данните, чиито обем може да нараства практически неограничено, информацията е ограничена от нашите възможности и желание да я асимилираме.

Като още по-високо ниво на абстракция в тази последователност е

знанието. В използваната схема, знанието е синтезирана, осмислена и осъзната информация. Това включва теоретично и практическо разбиране на дадената тема. Ето защо обема на знание, който можем да придобием, е значително по-малък от този на информацията. Например информацията, която сме осмислили от дадена прочетена книга, и която можем да приложим практически, е знанието, което сме добили от нея.

При този подход знанието е лично, без да е задължително универсално, доколкото това, което може да е знание за един, би могло да е информация или данни за друг. Също така, знанието, базирано на информация, е само една от неговите разновидности. И знанието в най-малка степен може да се управлява с една система за PIM.

Оригинално публикувано на S&S blog

MIT – важните задачи за деня

MITsMIT /most important tasks или в буквален превод ‘най-важните задачи’/ са избраните от вас, основни задачи за деня, които биха ви донесли най-голямо удовлетворение след завършването им, и които определят разпределението на времето. Или – това са важните за вас неща, които искате да се реализират в дадения ден. За мен техният брой е сведен до максимум три. В зависимост от вашето усещане и това, което “работи” за вас, те може да са повече, или по-малко  – например една. Идеята е базирана на концепцията за ‘големите камъни‘ и е чудесно описана от Leo Babauta.

Някои от отличителните характеристики на MIT са:
# свързани с дълго- или средно-срочна цел Определяща характеристика на MIT, е че мнозинството от тях са свързани с дълго- или средно-срочните ни цели. Като “златно правило” това се отнася поне за една от тях, обичайно – за две. Това ги отграничава от краткосрочните / ‘злободневни’ задачи, които обичайно доминират като брой, но са с по-ниска значимост.

# разпределят се първи при планиране на времето Като ‘big rocks’ времето за тези задачи следва да бъде планирано приоритетно. Ето защо, ако планирате деня си – MIT се разпределят преди останалите ангажименти. По този начин намалявате възможността ‘малките камъни’ и ‘пясъка’ да заемат прекалено много от времето ви.

# една от тях заема основна част от личното активно време Като ангажименти, свързани със значими за нас цели, за някоя от MIT се посвещава онази част от личното ни време, когато се чувстваме най-ползотворни и в ‘свои води’. За много хора, включително и за мен, това обикновено е сутрин, преди началото на работното ежедневие, макар че преди години беше късно вечер.

# MIT е и социален ангажимент В някои от дните MIT може да бъде времето посветено на ‘значимите други’ – роднини или приятели / близки, като изключение – бизнес-срещи /ако са свързани с не-краткосрочните ни цели/. Тук отново определящо е дали считаме, че дадената среща ще ни донесе удовлетворение за значим период напред във времето – тоест, да не остане само бирата ;)

Повече идеи за MIT можете да откриете на LifeHacker или ZenHabits.

Оригинално публикувано на S&S blog