Публикации по тема: GTD

списък със задачи – основни характеристики

Списъкът със задачи е описание на нещата, които искаме или имаме да свършим. Обичайно, той позволява сортиране по даден критерий. Такъв критерий може да е дата / краен срок. Може да е важност / приоритет. Може да е контекст на задачата, време необходимо за извършването ѝ и т.н. Сортирането може да е и съчетание на няколко от критериите.

Най-често елементите на един списък със задачи включват:
# описание на задачата / description;
# дата / краен срок за извършване на задачата;
# статус – изпълнена / за изпълнение.

Други възможни характеристики на една задача, са:
# приоритет – 1/2/3/х или A/B/C/X;
# ключова дума / таг / икона;
# категория.

За мен някои от основните идеи, подпомагащи ползването на списъка със задачи, са:

# разграничаване на задача от проект Ключов момент при управлението на списъка със задачи за мен е разбирането за разликата между ‘задача’ и ‘проект’. ‘Задачата’ е нещо, което се извършва /и завършва/ еднократно. Тя не е свързана с други задачи / събития / дейности. Веднъж завършили една задача, можете да я зачеркнете. И практически можете да забравите за нея. Проектът е съвкупност от взаимосвързани отделни действия, които водят към определен краен резултат. Тоест, той може да се разглежда като взаимосвързани задачи. ‘Купи мляко’ е задача. ‘Купи къща’ не е – това е проект. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши книга’ не е – това също е проект.

# разграничаване на задачи от цели Целите са онези малко на брой, но важни задачи, които ще допринесат в голяма степен за постигане на нашите средно- и дългосрочни намерения. Те са ‘големите камъни’. Отново – ‘купи мляко’ е задача. ‘Направи оглед на мястото в ХХ, като парцел за строеж на къща’ е и задача, и цел /и част от проект/. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши въведението за шеста глава на книгата’ също е и задача, и цел. Мнозина биха казали, че това е въпрос на определяне на приоритет. Доколкото аз ползвам скала за приоритет 1-2-3-4, където с ‘1’ са ‘важно & спешно’, с ‘2’ са ‘спешно, но не важно’, с ‘3’ са ‘важно, но не спешно’ и с ‘4’ са ‘не-важно и не-спешно’, очаквано би било целите да са задачите с приоритет 1, или 1 и 3. Но за мен приоритетността не отразява значимостта във времето / хоризонта. Ако една задача като ‘направа на профилактични годишни изследвания за ###’ за мен е с приоритет 3, тя не е цел. Цел би била ‘направа на операция / прецизиране на терапия /.

# сортиране & филтриране За ефективно ползване на списъка със задачи, за мен е от съществено значение да има възможности за неговото сортиране и филтриране. Практическото ползване на списък с над 10 / изберете своя праг неща е неоправдано затруднено, ако липсват тези две възможности. Сортирането и филтрирането може да бъде по различни критерии.  Сред използваните от мен /по честота/ са:

# по дата – краен срок за завършване / време до крайния срок / начало /;
# по приоритет – като тук от съществена ползва за мен е възможността за комбиниране на критериите – например по ‘важност’ – 1 & 3;
# по категория Категориите зависят от сферите на действие или нуждите на ползващия ги. За мен тук категорията е контекст /по David Allen/ – напр. ‘компютър’ / ‘дом’ / ‘семейство’ и т.н.;
# по статус – завършени или не;
# по ключови думи;
# по свързана информация – напр. контакти.

Едно добро средство за управление на списъка със задачи позволява филтрирането на задачите по няколко от изброените критерии. Например ‘важни неща (тоест с приоритет 1 & 3), които изискват ползването на компютър и е планирано да са изпълнени в следващите 30 дни, които не изискват съдействие на други хора и още не са завършени’. Вероятно примера звучи в известна степен драстично, но ако боравите със списък с няколкостотин задачи, това е начин да отсеете ключовите неща в дадена област.

Това са основните характеристики на списъка със задачи за мен. Ако имате допълнения или искате да споделите своето разбиране за ‘списък със задачи’ – очаквам вашите коментари

MIT – важните задачи за деня

MITsMIT /most important tasks или в буквален превод ‘най-важните задачи’/ са избраните от вас, основни задачи за деня, които биха ви донесли най-голямо удовлетворение след завършването им, и които определят разпределението на времето. Или – това са важните за вас неща, които искате да се реализират в дадения ден. За мен техният брой е сведен до максимум три. В зависимост от вашето усещане и това, което “работи” за вас, те може да са повече, или по-малко  – например една. Идеята е базирана на концепцията за ‘големите камъни‘ и е чудесно описана от Leo Babauta.

Някои от отличителните характеристики на MIT са:
# свързани с дълго- или средно-срочна цел Определяща характеристика на MIT, е че мнозинството от тях са свързани с дълго- или средно-срочните ни цели. Като “златно правило” това се отнася поне за една от тях, обичайно – за две. Това ги отграничава от краткосрочните / ‘злободневни’ задачи, които обичайно доминират като брой, но са с по-ниска значимост.

# разпределят се първи при планиране на времето Като ‘big rocks’ времето за тези задачи следва да бъде планирано приоритетно. Ето защо, ако планирате деня си – MIT се разпределят преди останалите ангажименти. По този начин намалявате възможността ‘малките камъни’ и ‘пясъка’ да заемат прекалено много от времето ви.

# една от тях заема основна част от личното активно време Като ангажименти, свързани със значими за нас цели, за някоя от MIT се посвещава онази част от личното ни време, когато се чувстваме най-ползотворни и в ‘свои води’. За много хора, включително и за мен, това обикновено е сутрин, преди началото на работното ежедневие, макар че преди години беше късно вечер.

# MIT е и социален ангажимент В някои от дните MIT може да бъде времето посветено на ‘значимите други’ – роднини или приятели / близки, като изключение – бизнес-срещи /ако са свързани с не-краткосрочните ни цели/. Тук отново определящо е дали считаме, че дадената среща ще ни донесе удовлетворение за значим период напред във времето – тоест, да не остане само бирата ;)

Повече идеи за MIT можете да откриете на LifeHacker или ZenHabits.

Оригинално публикувано на S&S blog

програма за списъка със задачи

tasks_programИзборът на средство за управление на задачите е втори важен елемент на системата за PIM. В настоящия пост ще разгледам основните изисквания според мен към програмите /или услугите / за  управление на този тип информация

# следващо действие / next action – задължително условие /като потребител, повлиян от GtD/ е възможността за залагане на ‘следващи действия’, което обичайно изисква поддръжката на под-нива /дървовидна структура/ на записите;
# тагове / ключови думи / икони – второ задължително условие е програмата да поддържа задаването на ‘ключови думи’ / тагове и/или икони за конкретен запис. Това позволява разнообразното групиране на задачите и обсъжданото по-долу филтриране . В предпочитания вариант, използваната база от ‘ключови думи’ / икони е обща с тази на програмата за управление на календара.
# взаимовръзка с /link-ване към/ календара – желателно е програмата за списъка със задачите да позволява link-ване /осъществяване на директна връзка/ на записите към програмата за управление на календара (ако са различни). В идеалния вариант това е ситуацията с интегриран календар.
# филтриране по следващи действия – за пълнофункцоналното прилагане на GtD е необходимо програмата да позволява изглед, при който са представени само следващите действия от списъка със задачи  и проекти;
# филтриране по крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – задължително условие е да има възможност за филтриране на записите по определени критерии – например крайна дата за изпълнение на задачата, срок за завършване на задачата, ключова дума или по икони;
# сортиране по  крайна дата / приоритет / икони / ключови думи – аналогично, задължително е програмата да позволява сортиране на записите по изброените по-горе критерии;
# категории – едно от по-масово срещаните изисквания е да има поддръжка на категории на записите. Едновременно с това, ако приложението позволява използване на ключови думи / тагове – необходимостта от категории практически отпада.
# експорт към универсални формати – желателно е програмата да позволява експортирането на избрани записи към ‘стандартни’ формати като txt, html или csv
# import – отлична характеристика е възможността за импортиране на данни от стандартен тип файлове, например txt или csv;
# комфорт / удоволствие за работа – както при всяка ползвана програма, важно изискване за пълноценното и ползване е работата с нея да бъде приятна и комфортна.
# и други – индивидуализирани изгледи, повтаряемост, аларми, синхронизиране с уеб-услуги / десктоп приложения

Вие на база на какви критерии избирате програма за управление на задачите? Очакваме мненията ви в коментарите.

Оригинално публикувано на S&S blog

програма за календара

calendar_categoriesИзбирането на средство за управление на календара е основен момент при изграждане на система за PIM. Традиционно се разглеждат две основни алтернативи – хартиени или електронни средства за ползване на календарна информация. В настоящия пост ще разгледам критериите си при разглеждане на приложенията /електронните средства/ за управление на календара.

задължителни условия:
# категории – възможност за разделяне на събитията в зависимост от предварително определени общи критерии. Типични примери са ‘вкъщи’ / ‘на работа’, ‘лични’ / ‘работни’, @calls / @computer / @read/review / etc;
# интегрирани задачи;
# възможност за въвеждане на събития с точност до минута;
# стандартни възможности за повтаряемост на събитията – като минимум – произволен дневен, седмичен или месечен интервал;
# стандартни възможности за настройване на аларми – произволни минути / часове / дни преди събитието, както и ‘отлагане’ (‘snooze’) на алармата;
# индивидуализирани изгледи – възможността да се отграничават събития в отделен ‘изглед’, съобразно избрани от потребителя критерии. Обичайни примери са изглед с филтрирани категории (като селекция без ‘лични’ / ‘вкъщи’ / etc в работно време) или с филтриране по икони (като записи от различни категории, но с еднаква икона).
# комфорт / удоволствие за работа – както всяко средство, използвано регулярно – за да се употребява системно е нужно то да ни доставя удовлетворение, и да ни е приятно да го използваме.

желани възможности:
# разширени възможности за повтаряемост на събитията – напр. “всяка трета седмица” / “последния петък на месеца” / “3 месеца след маркиране на събитието като извършено”;
# разширени възможности за настройване на аларми – например повече от една аларма за дадено събитие или изключване на дни от седмицата, в които се активира алармата;
# възможности за създаване на връзки към други приложения и/или файлове – например към дадена бележка / запис в адресната книга, или към документ със свързана информация;
# възможност за създаване “плаващи” събития;
# поддръжка на икони;
# възможност за предварително уведомяване в календара.

Описаните критерии са основните фактори при оценката ми на дадено приложение за управление на календара. Те са допълвани с времето, и едновременно с това – преминали неговата проверка. Ще споделите ли своите ;-?)

Оригинално публикувано на S&S blog

Copy2Contact

C2C_logoCopy2Contact /C2C, доскоро предлагана под името ‘Anagram’/ е програма, която позволява по-бързо и ефективно трансфериране на информация към дадени приложения за PIM – например Outlook или Palm Desktop.  С натискането на един клавиш е възможно да се създаде нова задача, календарно събитие или запис в списъка с контакти – при това с преформатиране на началния текст. Например, ако сте получили e-mail с текст “….. обяд в ресторант “Мястото” в 13.00 на 24/04 …” C2C  ще създаде  събитие в използваната календарна програма с текст “обяд в ресторант “Мястото” в на ” на 24 Април в 13.00, ако маркирате тази част от текста и натиснете съответния клавиш (обичайно това е един бутон /F12/, но може да бъде и клавишна комбинация /напр. ctrl+F12/ ). Или, ако разглеждате уеб-страницата на търговска фирма, където е предоставена информацията за контакти, можете да маркирате тази информация, и с натискането на избрания клавиш – тя ще бъде форматирана за съответното приложение. Най-често използваната от мен възможност е, ако просто работите върху даден документ на компютъра и ви хрумне / възникне / ‘изскочи’ идея или задача – натискам F12, избирам типа на информацията /мемо-бележка, задача или календарно събитие/ и записвам възникналата идея. Без да ‘излизам’ от активното приложение и без да търся и ползвам допълнителни средства. По този начин се спестява необходимостта от превключване между отделни приложения /съответно – от загубата на фокус/, от copy-paste-ването, и – в голяма степен – от преформатиране на информацията съобразно изискванията на PIM-програмата. Пести се време, позволява ефективен mind-sweeping и улеснява трансферирането на информация.

Видео, което демонстрира възможностите на С2С е налично тук.

Copy2Contact е достъпна от сайта на разработчика на цени от 39.95$. Версията за Google Apps към момента е безплатна.

Приятно ползване :) .

Оригинално публикувано на S&S blog

задачи & цели

stones_shadowПри планиране на приоритетите за определен период от време /най-често – за деня или седмицата/ е важно разграничаването на задачи /tasks/ от цели /goals/. Много системи за управление на времето и личната информация препоръчват поддържане на списък със задачи, често разграничени според приоритет, контекст, очаквана продължителност и др. Един такъв списък, ако е пълен, често съдържа поне 100-150 задачи (обикновено – няколко стотин), и за да може да се използва ефективно е желателно да позволява сортиране и филтриране по дата, приоритет на задачите, контекст и т.н.  Дори и когато такова филтриране е осъществено, е вероятно списъка за деня да съдържа 15-20 задачи. Ето защо е обосновано да отграничим онези малко на брой, но важни задачи, които ще допринесат за постигане на нашите средно- и дългосрочни намерения. Това са нашите две – три “най-важни задачи” – целите /goals/ за деня. Разгледано от друга гледна точка – целите са ‘големите камъни‘. Обикновено те са следващи стъпки в значими за нас житейски и / или професионални проекти. Например, такава е написването на няколко страници от книгата, която искаме да издадем; подготвянето на материал за следваща значима презентация; договарянето или провеждането на среща за развитие на кариерата или пък за избор на нов дом; или дори посещението за годишния профилактичен лекарски преглед. Тоест, това е извършването / планирането / описването / разглеждането на наша важна следваща стъпка. Ако сравним една цел /напр. “обади се за потвърждаване на огледа”/ и една задача /”обади се да провериш готов ли е ремонта на телевизора / колата / etc ” ще забележим разликата на потенциалния им ефект във времето. Съответно, когато планираме деня, целите заслужават да  бъдат разпределени първи и да им се отдели максимално време. По този начин, когато се “захванем” за нещата бихме имали разбирането, че се ангажираме приоритетно с наистина важните неща.

Вие разграничавате ли целите от задачите си?

Оригинално публикувано на S&S blog

минимизиране на inbox-овете – интегриране

В предишен пост разгледахме начините за минимизиране на ‘входящите кутии’ чрез елиминиране. Нека обсъдим и втората основна възможност – тяхното интегриране.

inbox_integrateЦелта на интегрирането на inboxes е да се улесни тяхната обработка чрез събирането на входящите информация и данни на по-малко места. Типичен /и най-често даван/ пример за интегриране е събирането на всички хартиени и други неелектронни материали, подлежащи на обработка, в една обща кутия. От тук произлиза и термина ‘inbox’ – ‘входяща кутия’. Например, ако имате писма в пощенската кутия, фактури и сметки в чантата и по джобовете, работни материали по бюрото, записки от срещи в бележника, и напомнящи листчета по монитора / хладилника / вратата – как най-лесно да обработите съдържащата се в тях информация и планираните свързаните с нея задачи? Възможен подход е да съберете всички тези материали на едно място – например в поставка за бюро – и последователно да ги разгледате в определено време.

Аналогичен може да бъде подходът за интегриране и с електронните материали. Например, ако ползвате повече от един e-mail account – класическо решение е получените писма да се извличат в един общ, global inbox. Или – ако използвате Gmail или някои други web-базирани e-mail услуги – можете да ги настроите да ‘извличат’ писмата от други account-и. Също, ако притежавате собствен домейн и хостинг, или ако използваната от Вас услуга го позволява – можете да пренасочите всички /или избрани/ входящи писма към друг e-mail account.  При използване на повече от една IM услуги можете да разгледате възможността за ползване на програма, която да ги поддържа всичките /или поне мнозинствотоо от тях/ – например MirandaIM, Meebo, Pidgin, Trillian, etc. Някои от тези мулти-протоколни клиенти поддържат и допълнителни функции, като например възможността за проверка на електронна поща. По аналогичен начин, ако искате да си спестите необходимостта да проверявате за нови публикации в интересуващи ви форуми / блогове / секции за коментари / онлайн групи – в много случаи можете да се абонирате да получавате известия по e-mail. Така, след началното конфигуриране, новата информация ще ви бъде предоставяна директно в определения от вас inbox.

Относно възможността за интегриране на файловете на персоналния компютър, подлежащи на обработка – възможен подход е да бъдат поставяни /директно или чрез shortcut-и/ в една обща папка. Например всички снимки, които следва да бъдат обработени – независимо дали са от картата на фотоапарата, от телефона, от Picasa / Flickr / FB / etc. – се поставят в една обща папка ‘photos’. Или материалите в папката ‘сегашен важен проект’ се правят по-лесно достъпни чрез shortcut към папката ‘proceed’. Както и файловете от папката ‘torrent downloads’ / ‘videos to convert’ / ‘to burn’ / etc. По този начин във времето, заделено за прочистване на  inbox-ове, можем да се отдадем именно на това – прочистване на входящи данни, не на издирването и събирането им.

Накрая, отличен начин за директна обработка и интегриране на информацията към системата ни за PIM, е използване на програма, която директно трансферира избраната съществена информация към календара / списъка със задачите. Пример за такава програма е Anagram, която ще бъде разгледана детайлно в следващ пост.

Описаните начини и примери позволяват минимизиране на входящите кутии чрез интегрирането им. В резултат се улеснява обработването и оценката на наличната в тях информация и се подпомага планирането на времето за задачите и проектите. Успешна работа!

Оригинално публикувано на S&S blog