Публикации по тема: себеразвитие

списък със задачи – основни характеристики

Списъкът със задачи е описание на нещата, които искаме или имаме да свършим. Обичайно, той позволява сортиране по даден критерий. Такъв критерий може да е дата / краен срок. Може да е важност / приоритет. Може да е контекст на задачата, време необходимо за извършването ѝ и т.н. Сортирането може да е и съчетание на няколко от критериите.

Най-често елементите на един списък със задачи включват:
# описание на задачата / description;
# дата / краен срок за извършване на задачата;
# статус – изпълнена / за изпълнение.

Други възможни характеристики на една задача, са:
# приоритет – 1/2/3/х или A/B/C/X;
# ключова дума / таг / икона;
# категория.

За мен някои от основните идеи, подпомагащи ползването на списъка със задачи, са:

# разграничаване на задача от проект Ключов момент при управлението на списъка със задачи за мен е разбирането за разликата между ‘задача’ и ‘проект’. ‘Задачата’ е нещо, което се извършва /и завършва/ еднократно. Тя не е свързана с други задачи / събития / дейности. Веднъж завършили една задача, можете да я зачеркнете. И практически можете да забравите за нея. Проектът е съвкупност от взаимосвързани отделни действия, които водят към определен краен резултат. Тоест, той може да се разглежда като взаимосвързани задачи. ‘Купи мляко’ е задача. ‘Купи къща’ не е – това е проект. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши книга’ не е – това също е проект.

# разграничаване на задачи от цели Целите са онези малко на брой, но важни задачи, които ще допринесат в голяма степен за постигане на нашите средно- и дългосрочни намерения. Те са ‘големите камъни’. Отново – ‘купи мляко’ е задача. ‘Направи оглед на мястото в ХХ, като парцел за строеж на къща’ е и задача, и цел /и част от проект/. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши въведението за шеста глава на книгата’ също е и задача, и цел. Мнозина биха казали, че това е въпрос на определяне на приоритет. Доколкото аз ползвам скала за приоритет 1-2-3-4, където с ‘1’ са ‘важно & спешно’, с ‘2’ са ‘спешно, но не важно’, с ‘3’ са ‘важно, но не спешно’ и с ‘4’ са ‘не-важно и не-спешно’, очаквано би било целите да са задачите с приоритет 1, или 1 и 3. Но за мен приоритетността не отразява значимостта във времето / хоризонта. Ако една задача като ‘направа на профилактични годишни изследвания за ###’ за мен е с приоритет 3, тя не е цел. Цел би била ‘направа на операция / прецизиране на терапия /.

# сортиране & филтриране За ефективно ползване на списъка със задачи, за мен е от съществено значение да има възможности за неговото сортиране и филтриране. Практическото ползване на списък с над 10 / изберете своя праг неща е неоправдано затруднено, ако липсват тези две възможности. Сортирането и филтрирането може да бъде по различни критерии.  Сред използваните от мен /по честота/ са:

# по дата – краен срок за завършване / време до крайния срок / начало /;
# по приоритет – като тук от съществена ползва за мен е възможността за комбиниране на критериите – например по ‘важност’ – 1 & 3;
# по категория Категориите зависят от сферите на действие или нуждите на ползващия ги. За мен тук категорията е контекст /по David Allen/ – напр. ‘компютър’ / ‘дом’ / ‘семейство’ и т.н.;
# по статус – завършени или не;
# по ключови думи;
# по свързана информация – напр. контакти.

Едно добро средство за управление на списъка със задачи позволява филтрирането на задачите по няколко от изброените критерии. Например ‘важни неща (тоест с приоритет 1 & 3), които изискват ползването на компютър и е планирано да са изпълнени в следващите 30 дни, които не изискват съдействие на други хора и още не са завършени’. Вероятно примера звучи в известна степен драстично, но ако боравите със списък с няколкостотин задачи, това е начин да отсеете ключовите неща в дадена област.

Това са основните характеристики на списъка със задачи за мен. Ако имате допълнения или искате да споделите своето разбиране за ‘списък със задачи’ – очаквам вашите коментари

OmniNotes – програма за бележки за Android

OmniNotes е предпочитаната от мен програма тип ‘бележки’ за Android устройства. Тя дава възможност за текстови и фото-бележки, към които могат да се ‘прикачат’ аудио и видео записи и други файлове, дори и ръкописни бележки. Програмата е безплатна, без реклами, постоянно обновявана – и open source. За разлика от популярни приложения като EverNote, OneNote, Google Keep, и т.н. работи офлайн и без необходимост от създаване на account.

Ето по-подробно причините за предпочитанията ми към OmniNotes като програма за бележки за всички Android устройства, които ползвам и конфигурирам:

# различни типове бележки – напр. текст / фото / checklist;

# възможности за таг-ване / въвеждане на ключови думи или категории към дадена бележка. Съответно и възможност бележките да се сортират или филтрират по таг или категория.

# възможност за прикачване на снимки към дадена бележка – това беше и конкретната причина за първоначалния избор на тази програма – възможността за създаване на shopping list със снимки към отделните артикули.

# възможност за задаване на аларма към дадената бележка – макар, че я използвам по-изключение заради DiddleBug ;) ;

# възможност за добавяне на sketch / ‘драсканици’ към бележката;

# възможност за прикачване на audio / video / произволни файлове;

# възможност за ‘заключване’ на бележка – и предотвратяване на случайни промени;

# open-source софтуер, наличeн ‘лесно’ и извън Play store-a – напр. във F-droid, GitHub и xda-labs;

# без реклами;

# регулярни обновявания и актуализации;

# експорт и импорт на бележките;

# widget-и.

Някои  от функциите, които бих се радвал да са налични в бъдеща версия:

# възможност за допълване / редактиране на ръкописните бележки;

# PC-sync – това се надявам да е част от обявената Pro /вероятно платена/ версия. За мен това е и основния недостатък на програмата понастоящем – backup-на данните е във формат, който не позволява разглеждането на индивидуални записи на PC-то.

# опция, когато се ползват attachment-и да се изтриват оригиналните файлове.

Ще се радвам OmniNotes да бъде от полза и за вас. Ако искате да споделите за какво я ползвате, или да разкажете за вашата предпочитана програма за бележки за Android – очаквам вашите коментари.

какво ползвам – лаптоп

Лаптопът /понастоящем Fujitsu T901/ е основната ми ‘работна машина’, средство за връзка и устройство за контрол. Той е ежедневно с мен и е обичайно включен, когато не съм ‘в движение’ или спя. Като оптимално съотношение портабилност (възможност да бъде с мен на работно място / вкъщи/ когато съм на път) и функционалност (стандартно голяма клавиатура, възможности за връзка с други устройства, екранна площ и т.н.) той е и най-продължително и активно използваното устройство.

Основни функции:

# работа с файлове Лаптопът е машината с която ползвам практически всички ежедневно необходими файлове. Текстови документи, референтна информация, презентации, снимки & видео и т.н. – всичко се отваря и манипулира най-често на компютъра, който е най-често с мен.

# файл-мениджър Ноутбукът е най-често ползваното средство за управление на всякакъв тип файлове. Примери са създадени документи, e-mail attachment-и, снимки & видео & музика & филми, инсталационни файлове, backup-и, референтна информация, онлайн сторидж и т.н. Освен да се ползват, файловете се местят / копират и трият.

# работа & дейности през браузър С Т901 извършвам и основната част от браузър-изискващите си дейности. Такива са например разглеждане на сайтове, въвеждане на информация в онлайн документи и приложения, и коментари във форуми или потребителски групи. За целта ползвам един основен, heavily customized браузър и няколко алтернативни – предмет на последващ пост ;)

# e-mail клиент Всички актуално ползвани e-mail account-и се поддържат, използват и архивират на лаптопа. Основната част от писането на електронни писма, както и търсенето и ползването на референтна информация от е-mail кореспонденцията съответно са дейности пряко зависещи от тази машина.

# OneNote Предпочитаната от нас програма за референтна информация и ‘за което няма специфична програма’ се ползва и на лаптопа.

# desktop програмите за календар & списъци със задачи и проекти & дневник & т.н. Лаптопът е и средство за работа със синхронизираната информация от PDA-a. Физически по-големия екран и наличието на стандартна клавиатура улесняват въвеждането на по-големи обеми информация и работата с повече записи.

# тексто-обработка Активното въвеждане и обработка на текст, включително редакции, форматиране и споделяне, се извършва и на лаптопа. За целта използвам няколко програми, сред които NotePad++, ScratchPad, Typora, OpenOffice Writer, Microsoft Word и др.

# IM Лаптопът е и средството, с което извършвам основната част от instant messaging комуникацията си. Няколко програми за обмяна на съобщения, поддържащи различни услуги и протоколи ‘съжителстват’ на машината и се ползват при необходимост.

# обработка на снимки Ноутбукът е устройството, на което извършвам основната част от обработката на снимките ни. Освен ‘общите’ файл-мениджър етапи /триене, копиране и преместване и т.н./ за целта ползвам най-вече XnView и – когато подготвям снимката за онлайн споделяне – VarieDrop.

# обработка на видео Лаптопа често се използва и за обработка и на лично генерираното видео съдържание. За конвертиране и компресиране на видеото понастоящем ползвам TEncoder, а за обработка и редакции – OpenShot и Handbrake.

# финансови инструменти Ноутбукът е обичайно използваното средство за извършване онлайн финансови дейности – например инвестиции и банкиране. От базови дейности, извършвани през браузър /като банкови нареждания и извлечения/, до специализирани програми за платформите за търговия, които ползвам.

# отдалечен достъп и контрол Лаптопът е обичайно използваното средство за отдалечен достъп до и контрол на други компютри и устройства. От стандартни приложения и протоколи като remote desktop / terminal services и VPN, през популярни програми като TeamViewer, до специфични програми за управление на специализирани или ‘умни’ устройства.

# филми Т901 е и най-често използваната джаджа за гледане на филми. Няколко video player-a – един основен – SMPlayer и няколко резервни като VLC / PotPlayer / MPC-HC + Windows Media player позволяват възпроизвеждане на практически всеки видео-файл, който искаме да гледаме.

# музика В редки случаи, лаптопа се ползва и за слушане на музика. От десетилетия за целта ползвам /стара ;) / версия на WinAmp, понастоящем в комбинация и с актуална версия на Foobar2000.

В заключение, функционалността и портабилността на лаптопа, възможността за пълноценна работа независимо къде се намирам и отличните възможности за достъп и контрол на други ‘машини’ го затвърждават като основната ми ‘работна машина’, средство за връзка и устройство за контрол.

какво ползвам – Treo 680

Treo 680 /Т680/ е основното ми мобилно устройство, най-използваната джаджа и въплъщението /в последните години/ за Personal Digital Assistant за мен.

Основните му функции:

# календарна информация  На Т680 се  използва най-често, актуализира и синхронизира личният ми и най-’пълен’ календар. Удобството на физическата клавиатура и създадените с годините индивидуални настройки за интегриран календар  го правят практически незаменим в тази му функция. Съчетанието с PimliCal като desktop приложение за управление на календара е една от водещите причини и до момента да не премина към Android като ‘единствена’ платформа.

# контактна информация Като PDA, Treo 680 съдържа и най-пълният ми и актуализиран списък с контакти и релевантната им информация. От актуални и ‘някога използвани’ телефонни номера и e-mail адреси, през титли и прякори, до осъществени срещи и имена на домашни любимци и предпочитани неща за пиене.

# информация за проекти & списъци със задачи На PDA-a са отразени, актуализират се и се маркират “на крак”, и при необходимост се допълва информацията за проектите и списъците ми със задачи. Под ‘актуализирам’ в случая визирам характеристики като  промяна на датите, приоритета или създаването на връзки към програмата за управление на календара. Като ‘маркирам’ – отбелязването на задача / етап на проект като изпълнени. Като допълвам – създаването  на нови задачи / проекти и / или бележки към тях.

# телефон Бивайки един от ранните смартфони – Т680 поема и голяма част от телефонните ми разговори. От една страна, бивайки най-често с мен от използваните смартфони / телефони, с него е най-вероятно да приема дадено обаждане. От друга – съдържайки най-пълната контактна информация, ако следва да набера някой (извън най-близките и често чувани хора, или последните няколко, с които съм разговарял) Трео-то е  средството за осъществяване на обаждане.

# дневник В Т680 са описани подробно седмичните и средно-срочните /за тримесечието и за годината/ ми цели и всекидневни бележки тип ‘дневник’. Информацията се синхронизира с и актуализира на лаптопа.

# финансова информация На Treo-то се описват всички понастоящем използвани кешови и  банкови /вкл. картови/ сметки. Това най-често включва добавяне на записи и генериране на статистики.

# пароли & някои поверителни файлове и записи Т680 е и основното ми средство за ползване на  пароли и защитени записи. Ограничената /до липсваща/ онлайн свързаност и физическото му ’винаги с мен’ състояние допринасят за този избор.

# гласови и ръкописни бележки Трео-то е и най-често използваното от мен средство за създаване на гласови и ръкописни бележки. Наличието на stylus, в съчетание с резистивен екран  правят създаването на ‘драсканици’ много по-практично спрямо мнозинството актуални смартфони /с редки изключения като Samsung Note-сериите/. А възможността за one-button voice recording улеснява гласовите записи, включително и на телефонни разговори.

# списък с покупки Treo-то се използва регулярно като помощник при пазаруване. Създаваните с години списъци с регулярни покупки – най-вече хранителни продукти и домакински консумативи – включват и детайлна информация за магазини, в които са налични, и цени.

# референтна информация Чрез няколко програми тип ‘бележки’ / ‘memos’ / ‘база данни’ PDA се използва и като средство за референтна и помощна информация. Освен вграденото приложение ‘memos’, за целта съм адаптирал няколко програми, които традиционно се отнасят към ‘списъци със задачи’. Някои примери за такъв тип данни са  настройки на рутери, данни на фирми, любими заведения или информация за поддръжка на МПС-та или битова техника.

# аларми Сред стандартно прилаганите функции на смартфона е и алармената. От обичайни, тип ‘събуди се’, до специфични, като ‘време да дадеш лекарството А на детето Х’ или ‘изтича времето на платения паркинг’.

# SMS-и Във функцията си на телефон, Т680 управлява и поддържа архив от над 10 години SMS-кореспонденция. Това е и причината в него винаги да е основната ми SIM-карта.

# програми за четене – няколко броя ;) Макар и с намаляла честота, PDA се използва регулярно и за четене. Една любима програма, с която съм изчел стотици книги последните 3 петилетки, и една поддържаща по-’съвременни’ формати. Също и две приложения за четене на структурирано уеб-съдържание офлайн. Голяма част от файловете, създадени за четене на Palm-a практически са незаменими, доколкото оригиналното съдържание – най-често някоя уеб-страница – отдавна не съществува.

Рядко използвани (в наши дни) / just in case функции:
# разглеждане на снимки По изключение в наши дни. На Трео-то съхранявам някои любими, ‘семейни’ снимки, и няколко изображения на QR-кодове с контактните ми данни.

# калкулатор / конвертор на единици Макар и рядко нужен по настоящем, калкулатора / конвертора на единици продължава да се ползва на Palm-a.

# e-mail  Липсата на wi-fi и на 3G свързаност постепенно отнеха ролята на Т680 за ‘on-the-go’ устройство за проверка на e-mail.  Понастоящем на него са конфигурирани само един ‘основен’ и един device-specific account-и.

# браузър – в наши дни се ползва по изключение.

# игри Въпреки че от десетилетия съм ‘изоставил’ gaming-a, все пак на Treo-то имам няколко логически игри – които едва ли ползвам и два пъти годишно.

Като цяло, Treo 680, със своите отбележителни възможности за индивидуализиране и настройване към желанията ми, с наличието на отлична хардуерна клавиатура и възможност за въвеждане със stylus, с доказаната в годините надеждност и затвърдените навици за ползване и генериране на информация, и с възможностите за синхронизиране, без ползването на ‘облачни’ услуги, продължава да бъде предпочитания ми ‘спътник’ и средство за PIM.

календар – основни характеристики

Календарът е основния ориентир за разпределението на времето през деня. Обичайно, той отразява ангажиментите ни, фиксирани във времето, както и събития, които се отнасят към съответния ден. Под ангажимент тук разбирам събития, с които съм ……. пряко ангажиран. Например ‘рождения ден на Х’ е събитие. Както и ‘Великден’. Или ‘Светле в среща’. Ангажимент е ‘тържество за ЧРД на Х’. Както и ‘празничен обяд за Великден с А / Б / В’. Или ‘игра с децата – Светле в среща’.

По подразбиране календарът показва началото и продължителността във времето на ангажиментите ни. Повечето средства за организиране на календара дават възможност за представяне на информацията в него в различни времеви интервали – от най-често ползваното ден-по-ден, през обичайно налични опции за ‘седмица’ и ‘месец’, до по-специфични опции като ‘днес +/- избран брой дни’ или ‘списък на събития спрямо днешна дата’. Например за мен основния изглед на календара на мобилните устройства е ‘ден-по-ден’, но на голямо-екранните  като лаптоп или PC е ‘днес, вчера и следващите 3 дни’. Когато имаме повече събития в него е добра идея да имаме възможността да ги разделяме по категории.

Аз вярвам в интегрирания календар, който освен гореописаните характеристики дава и следните допълнителни възможности:

# advanced events / предварително уведомяване Това са събития /или задачи/, които са видими в календара за избран интервал (например дни / седмици / месеци) преди настъпване на събитието. Тоест те се визуализират в календара преди настъпване на деня, в който следва да бъдат завършени. По този начин се подпомага предприемането на действия преди достигането на определен краен срок. Типичен пример е ‘срок на валидност на застраховката на МПС Х’

# floating events / ‘плаващи’ събития Те съчетават определени характеристики на ‘стандартни’ календарно събитие и задача. Подобно на календарните събития, ‘плаващите’ събития могат да имат начален час и продължителност, както и аларма, и могат да бъдат планирани за бъдеща дата. Подобно на задачите имат статус ‘завършени или не’ и, ако не бъдат маркирани като ‘завършени’, автоматично преминават към следващ ден. За разлика от задачите, обаче, те нямат крайна дата, и съответно не се визуализират като ‘неща, чиито срок да бъдат завършени е отминал’. Типичен пример ‘backup на компютъра Х за тримесечието’. Това може да се случи както днес, така и в някои от следващите дни – в зависимост от другите ангажименти и възможността за достъп до съответния компютър.

# integrated / интегриране Едно оптимално средство за управление на календара за мен следва да позволява интегриране на допълнителна информация в него при желание. От най-типичния пример – съчетаване на календарни събития и задачи, през представянето на контактна информация, до възможности за връзка с карти / програми за управление на проекти или референтна информация и т.н. (Разбира се, това е с презумпцията, че изначално имаме отлично календарно приложение, а не просто ‘добавяне на още спецификации’ ;) )

Така, за мен календара е система, която представя следните видове информация:
# ангажименти, фиксирани в определено време в конкретен ден;
# ангажименти, фиксирани в определено време, но не-фиксирани в конкретен ден;
# ангажименти, не-фиксирани в определено време или конкретен ден;
# събития, отнасящи се до конкретния ден;
# интегрирана подпомагаща информация – задачи, контактни данни и др.

Лична ефективност – определение

personal_efficiencyЛичната ефективност е индивидуална характеристика, която отчита степента на правене на нещата, които искаме / сме планирали да правим, при дадените условия и с оптимална употреба на ресурси, и постигането на исканите / планираните резултати. Това е работно определение и вероятно подлежи на прецизиране и подобрение. Но – доколкото въпреки честата употреба на термина – негова дефиниция практически липсва, може да се разглежда като основа за по-нататъшно обсъждане.

Личната ефективност е взаимосвързана с успеха /постигането на желаните резултати/ и ефикасността /оптималната употреба на ресурси/, с която често се припокрива. Отличителното при нея е правенето на ‘правилните’ неща. Личната ефективност е свързана с отговорите на въпросите ‘какво правим’ и – на едно по-високо ниво – ‘защо го правим’. За да сме ефективни в определена степен, следва да сме и успешни, и ефикасни на някакво /макар вероятно не-аналогично/ ниво. В идеалния вариант, ако сме на 100% ефикасни и ефективни – можем да бъдем и на 100% успешни. В мнозинството случаи, обаче високото ниво на ефективност / ефикасност, не осигурява същото високо ниво на ефикасност / ефективност – съответно и на успех.

Личната ефективност обичайно е резултат на добро управление на времето /time management/  в съчетание с доброто себепознание и себе-управление /self-management/.  От гледна точка на персоналното технологично усъвършенстване, технологиите могат да повлияят директно нашата ефикасност /напр. управление на времето/ – и чрез нея и ефективността ни. За себепознанието водещи са принципите на себеусъвършенстването – където технологиите рядко имат определяща роля. Или – казано по друг начин – една джаджа едва ли може да ни каже дали правим ‘правилните’ неща. Но може да ни подпомогне да ги правим.

PDA – определящи качества

PDA_useВ предишния пост представих определение за PDA и разгледах основните му характеристики. Сега ще обсъдя и определящите му качества като Personal Digital Assistant – личен дигитален помощник.

# personal / личен Определящ аспект на PDA e ‘персоналния’ му статус. Устройството е ‘наше’, следва да да го възприемаме като ‘свое’ – и това да ни харесва. Доколкото основната функция на PDA е да осигурява достъп до личната ни информация – било локално, било отдалечено – то е очаквано да желаем да му я предоставим. За целта следва да “ни е под ръка” и always on /’готово за работа’/. Това изисква да е достатъчно компактно и преносимо /според приемливите за нас критерии/ и да изисква минимално време за ‘събуждане’. Ето защо, обичайно лаптопите обичайно не могат да изпълняват ролята на PDA. Също така, устройството следва да осигурява ниво на поверителност на информацията и да приемаме, че можем да ограничим физическия и отдалечения достъп до него. По този начин PDA става ‘личен’ и “част от нас”.

# digital / дигитален Втори аспект на PDA е, че съхранява и осигурява информация в дигитална форма. Това е еволюцията на традиционния хартиен бележник или органайзер, който може да бъде също толкова ‘personal’ и ‘assistant’. PDA, обаче, работи с електронна информация. Това осигурява няколко значими преимущества спрямо хартиените носители. На първо място е обемът информация, който може да се съхранява и ползва от вещ с аналогични физически размери. При това може да се комбинира информация от различни източници – освен текст и снимки, също и аудио и видео съдържание. Бивайки цифрова, информацията е лесно да се мултиплицира – например с цел архивиране, или синхронизиране. Това от своя страна, позволява по-голямата достъпност и повишаване сигурността на информацията.

# assistant / помощник Третата определяща характеристика на PDA е функцията му на ‘асистент’. По подразбиране устройството ни служи /а не ние на него ;)/ и ни подпомага. Въпреки изкушението да го донастройваме още и още, или да тестваме нови и нови приложения – ако това е най-честата му употреба – то е още ‘играчка’, не и PDA. При реално ползване като PDA, устройството може да извършва редица дейности вместо нас. Типични примери са: да калкулира финанси; да визуализира календара и показва ангажименти / свободни времеви интервали; да намира информация и да предоставя лесно достъп до информация по ключови думи; да разпределя входящата информация – напр. от e-mail; или да ни напомня и сигнализира за определени събития. Тоест, поема рутинни, повтаряеми, неизискващи обмисляне задачи. От PDA не се допуска да взема решения, да прави избори или да оценява възможности – а да ни подпомага да го правим. Или – ако перефразирам Christian Lange – “It is a useful servant, but a dangerous master.”

Оригинално публикувано на S&S blog