списък със задачи – основни характеристики

Списъкът със задачи е описание на нещата, които искаме или имаме да свършим. Обичайно, той позволява сортиране по даден критерий. Такъв критерий може да е дата / краен срок. Може да е важност / приоритет. Може да е контекст на задачата, време необходимо за извършването ѝ и т.н. Сортирането може да е и съчетание на няколко от критериите.

Най-често елементите на един списък със задачи включват:
# описание на задачата / description;
# дата / краен срок за извършване на задачата;
# статус – изпълнена / за изпълнение.

Други възможни характеристики на една задача, са:
# приоритет – 1/2/3/х или A/B/C/X;
# ключова дума / таг / икона;
# категория.

За мен някои от основните идеи, подпомагащи ползването на списъка със задачи, са:

# разграничаване на задача от проект Ключов момент при управлението на списъка със задачи за мен е разбирането за разликата между ‘задача’ и ‘проект’. ‘Задачата’ е нещо, което се извършва /и завършва/ еднократно. Тя не е свързана с други задачи / събития / дейности. Веднъж завършили една задача, можете да я зачеркнете. И практически можете да забравите за нея. Проектът е съвкупност от взаимосвързани отделни действия, които водят към определен краен резултат. Тоест, той може да се разглежда като взаимосвързани задачи. ‘Купи мляко’ е задача. ‘Купи къща’ не е – това е проект. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши книга’ не е – това също е проект.

# разграничаване на задачи от цели Целите са онези малко на брой, но важни задачи, които ще допринесат в голяма степен за постигане на нашите средно- и дългосрочни намерения. Те са ‘големите камъни’. Отново – ‘купи мляко’ е задача. ‘Направи оглед на мястото в ХХ, като парцел за строеж на къща’ е и задача, и цел /и част от проект/. ‘Напиши отговор на писмото на Х’ е задача. ‘Напиши въведението за шеста глава на книгата’ също е и задача, и цел. Мнозина биха казали, че това е въпрос на определяне на приоритет. Доколкото аз ползвам скала за приоритет 1-2-3-4, където с ‘1’ са ‘важно & спешно’, с ‘2’ са ‘спешно, но не важно’, с ‘3’ са ‘важно, но не спешно’ и с ‘4’ са ‘не-важно и не-спешно’, очаквано би било целите да са задачите с приоритет 1, или 1 и 3. Но за мен приоритетността не отразява значимостта във времето / хоризонта. Ако една задача като ‘направа на профилактични годишни изследвания за ###’ за мен е с приоритет 3, тя не е цел. Цел би била ‘направа на операция / прецизиране на терапия /.

# сортиране & филтриране За ефективно ползване на списъка със задачи, за мен е от съществено значение да има възможности за неговото сортиране и филтриране. Практическото ползване на списък с над 10 / изберете своя праг неща е неоправдано затруднено, ако липсват тези две възможности. Сортирането и филтрирането може да бъде по различни критерии.  Сред използваните от мен /по честота/ са:

# по дата – краен срок за завършване / време до крайния срок / начало /;
# по приоритет – като тук от съществена ползва за мен е възможността за комбиниране на критериите – например по ‘важност’ – 1 & 3;
# по категория Категориите зависят от сферите на действие или нуждите на ползващия ги. За мен тук категорията е контекст /по David Allen/ – напр. ‘компютър’ / ‘дом’ / ‘семейство’ и т.н.;
# по статус – завършени или не;
# по ключови думи;
# по свързана информация – напр. контакти.

Едно добро средство за управление на списъка със задачи позволява филтрирането на задачите по няколко от изброените критерии. Например ‘важни неща (тоест с приоритет 1 & 3), които изискват ползването на компютър и е планирано да са изпълнени в следващите 30 дни, които не изискват съдействие на други хора и още не са завършени’. Вероятно примера звучи в известна степен драстично, но ако боравите със списък с няколкостотин задачи, това е начин да отсеете ключовите неща в дадена област.

Това са основните характеристики на списъка със задачи за мен. Ако имате допълнения или искате да споделите своето разбиране за ‘списък със задачи’ – очаквам вашите коментари

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Анти-бот проверка: